Wat je softwareleverancier je niet vertelt over hun licentiemodel, en waarom dat wél van belang is.

 
  Door Léon Nouwen | senior accountmanager
12 maart 2020 | Geschatte leestijd 5 minuten

 
 
  Hoewel het verlenen van softwarelicenties op naam gemakkelijk, veilig en voorspelbaar aanvoelt, kan het tussen 50 en 75% meer kosten dan de veel flexibelere, floating-licentievorm. 

Stel je dit scenario voor: je bent op zoek naar nieuwe BIM-software en vergelijkt de voor- en nadelen van ieder pakket en leverancier. Wanneer je dan iets vindt naar je zin, zou je zomaar het softwarelicentie-beleid over het hoofd kunnen zien. Sterker nog, je denkt vast dat er tussen alle leveranciers niet zoveel verschil zit. Maar pas op, want tenzij je het licentiebeleid goed begrijpt, kun je onderweg onaangenaam verrast worden door complicaties en verborgen kosten. 
 

Licentie op naam vs. floating-licenties

Laten we het eerst hebben over de definities van licenties op naam en floating-licenties:
  • Licentie op naam geeft een specifiek individu toegang tot de software. Deze licentie is doorgaans niet overdraagbaar van gebruiker op gebruiker, anders dan op een eenmalige, permanente basis.
  • Floating-licentie geeft ieder geautoriseerd persoon toegang tot de software, op voorwaarde dat het maximum aantal gelijktijdige gebruikers niet hoger is dan het totale aantal aangeschafte licenties. De verhouding tussen het aantal gebruikers per floating licentie varieert doorgaans van 1:2 tot 1:5.


Laten we deze definities in context plaatsen. Stel je voor dat je BIM-software koopt voor een bureau van 10 personen. In het scenario van een licentie op naam zou je 10 licenties moeten aanschaffen om alle 10 gebruikers toegang te geven. Ze hebben de software nodig, maar meestal niet allemaal tegelijk. In een floating-licentiescenario zou je voor een kleiner aantal gebruikers het recht kopen om op ieder moment een licentie te gebruiken. In plaats van 10 licenties aan te schaffen, zou een floating-licentie gebaseerd kunnen zijn op een ratio van 1:2, wat een aankoop van 4 à 5 licenties zou betekenen.

 

Hoe kan ik het beste kiezen tussen licenties op naam en floating-licenties?

Voordat je een keuze maakt tussen licenties op naam en floating-licenties, wil je er zeker van zijn dat je alle factoren in overweging hebt genomen. Floating-licenties worden meestal gebruikt op basis van 'wie het eerst komt, wie het eerst maalt'. Dus zodra het aantal gebruikers dat toegang heeft tot de software het maximale aantal aangeschafte floating-licenties bereikt, wordt elke extra gebruiker de toegang geweigerd en op de hoogte gesteld wanneer er een weer licentie beschikbaar komt.

Floating-licenties zijn dus goed voor personeel dat minder vaak dezelfde software hoeft te gebruiken. Bijvoorbeeld BIM-modelleurs met een bezettingsgraad van 35% of lager.
Een belangrijke vraag is dus; heeft het zin om 100% te betalen voor licenties die slechts 30% van de tijd worden gebruikt? De meeste organisaties hebben voor de meeste software geen licenties op naam nodig.

Een floating licentiemodel is:

  • Agile: met floating-licenties passen de aantallen en de kosten beter bij het gebruik
  • Flexibel: als jouw organisatie deeltijdmedewerkers in dienst heeft, of een periode van hoog verloop doormaakt, bieden floating-licenties de nodige flexibiliteit zonder de kosten te verhogen.
  • Strategisch: wanneer medewerkers het bedrijf verlaten, hoeven hun licenties niet te worden vrijgegeven of opnieuw te worden toegewezen.
  • Productief: het stelt medewerkers die werken op verschillende tijden in staat om gedurende een werkdag toegang te krijgen tot dezelfde software.


En bedenk dat een goed licentiemodel:

  • beheerders eenvoudig nieuwe floating-licentiegebruikers laat toevoegen
  • de systeembeheerder waarschuwt wanneer de maximale aantallen bijna zijn bereikt
  • voorziet in licentie-reservering voor key-medewerkers die altijd toegang tot de software nodig hebben. 


Een goede leverancier voorziet in al het bovenstaande, zonder dat dit extra kosten met zich meebrengt. Laat je door leveranciers niet overtuigen dat je meer licenties nodig hebt dan je in werkelijkheid gebruikt. Als je je nu goed in de licentievorm verdiept, kan dat je in de toekomst een hoop geld en gedoe besparen.

 

 

 

 


 

Weten hoeveel geld je kunt besparen
met floating-licenties? 

Laat je dan door onze experts informeren over het licentiebeleid van ARCHICAD.